ENGLISH TEXT BELOW: HAVE YOU PACKED EVERYTHING? 30 THINGS YOU NEED ON YOUR EXHIBITION PACKING LIST
Hast du schon einmal eine Ausstellung aufgebaut und festgestellt, dass du zwar einen Hammer dabei hast, aber dieses Mal besser zunächst einen Schraubendreher gebraucht hättest – den du natürlich nicht dabei hattest… – und dann alles viel länger dauerte als geplant? Dann helfen dir vielleicht die folgenden Gedanken zu einer effektiven Packliste.
Vorher kannst du >>hier noch mal die allgemeinen Tipps zum Planen einer Ausstellung nachlesen.
Ich empfehle, jeweils für den Aufbau und die Vernissage unbedingt eine separate Packliste anzulegen und auch jedes einzelne Teil nach dem Einpacken abzuhaken. Es kann sonst böse Überraschungen geben. Bitte auch nicht den Fehler machen, für jede Ausstellung dieselbe Packliste zu benutzen – jeder Ausstellungsort ist anders. Praktisch ist auch ein kleiner Werkzeugkoffer aus dem Baumarkt – zunächst leer – den du mit wichtigen Kleinigkeiten, die du immer brauchst, bestücken kannst.
Diese 30 Dinge sollten auf keiner Packliste fehlen:
- Adresse & Anfahrtsbeschreibung: Nicht ist ärgerlicher, als wenn du nicht pünktlich zum Aufbau oder gar zur Vernissage kommst, weil du dich verfahren hast. Natürlich geht’s auch mit einem Navi 🙂 Aber Achtung: Manchmal sind Postadresse und Parkplatz weit voneinander entfernt!
- Etiketten: Hast du für jedes Exponat ein Etikett mit den entsprechenden Informationen über das Kunstwerk dabei? Am besten in doppelter Ausführung – für alle Fälle. Wie befestigst du die Etiketten? Nimm auch Klebeetiketten mit.
- Flyer: Solltest du haben! Und am besten auch etwas, wo du sie reinstellen kannst.
- Fotoapparat & Speicherkarte & aufgeladene Batterie: Du kannst natürlich auch einfach dein Smartphone benutzen. Aber wenn du einen extra Fotoapparat dabei hast, dann sollte er auch funktionieren.
- Hammer & Ersatznägel: Nimm verschiedene Nagelgrößen und Nägel aus verschiedenem Material mit. Du kannst dich im Baumakrt beraten lassen. Aber wahrscheinlich weißt du auch schon selbst, welcher Nagel sich wofür eignet.
- Hängeplan: Je besser du vorbereitet bist, desto schneller bist du fertig!
- Klebeband: Kann man immer gebrauchen – und zwar in allen möglichen Varianten. Vom normalen Tesafilm, bis hin zu professionellen Abrollern mit Packklebeband:
© Seona Sommer - Kopfschmerztabletten: Für alle Fälle!
- Kunstwerke: Hast du wirklich alle deine vorgesehenen Exponate eingepackt? Haben alle Exponate eine Aufhänge- oder Befestigungsvorrichtung? Für alle Fälle solltest du z.B. zusätzliche Zackenaufhänger und einen passenden Schraubendreher dabei haben.
- Leiter: … wenn du vor Ort keine bekommen kannst. Erkundige dich vorab!
- Mailingliste: Sehr wichtig für dein Werbekozept!
- Mülltüten: Braucht man immer!
- Nadeln: Pinwandnadeln, Stecknadeln,… – kann man immer gebrauchen.
- Preisliste: Egal, ob du deine Preise öffentlich zur Schau stellen möchtest oder nicht, eine Preisliste in deiner Hosentasche ist unabkömmlich.
- Putzmittel: Man wundert sich manchmal, wie einem der noch leere Ausstelllungsplatz überlassen wird…. Du kannst dich darüber ärgern und auf lange Diskussionen einlassen oder einfach selbst Hand anlegen. Lass es nicht drauf ankommen, sondern sorge vor! Oder vielleicht musst du auch deinen eigenen umgekippten Kaffee aufwischen. 😉
- Rechnungen: Du willst verkaufen oder? Dann stelle dich entsprechend darauf ein. Vielleicht reicht auch einfach ein Quittungsblock.
- Rote Klebepunkte: siehe oben 🙂
- Schere: Kann man nicht nur immer gebrauchen, sondern braucht man immer!
- Schnüre & Draht & Aufhänger: Kurz gesagt alles, was du zum Aufhängen definitv brauchst, PLUS ausreichend Ersatzaufhänger für alle Fälle UND alles, was du sonst noch an möglichen Alternativen zur Verfügung hast. Decke dich ein! Man weiß nie! Plötzlich gibt es eine Wand, an der alles anders ist, und du hast das vorher nicht bemerkt.
- Schraubendreher: Kann man immer gebrauchen.
- Sekundenkleber: Wer weiß, wer weiß….
- Stifte: Kann man immer gebrauchen. Einen (funktionierenden!) Kuli oder Tintenroller für dies und das und am besten ebenfalls je einen dünnen und einen dicken schwarzen Permanentschreiber.
- Telefonnummern: Wer ist dein*e Ansprechpartner*in, wenn du dringende Fragen hast? Wie kannst du den Hausmeister erreichen, wenn die Leiter nicht rausgestellt wurde?
- Teppichmesser: Kann man immer gebrauchen.
- Verpflegung: Brauchst du zwischendurch etwas zu knabbern, ein Kaugummi, ein Stück Traubenzucker? Du solltest auch immer ausreichend zu trinken dabei haben.
- Wasserwaage: Braucht man immer. Es gibt die gute alte lange Wasserwaage, wie man sie von früher kennt. Aber es gibt auch viele neue Modelle. Ich arbeite inzwischen mit einer digitalen Laserwasserwaage:
© Seona Sommer - Verpackungsmaterial: Ob für dich selbst oder für Direktkäufer*innen – du brauchst immer Reserveverpackungsmaterial für alle Fälle.
- Vertrag: Wenn es einen Ausstellungsvertrag gibt, solltest du ihn für alle Fälle dabei haben.
- Visitenkarten: Brauchst du auf jeden Fall! Und am besten auch etwas, wo du sie reinstellen kannst.
- Zollstock: Braucht man immer.
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HAVE YOU PACKED EVERYTHING? 30 THINGS YOU NEED ON YOUR EXHIBITION PACKING LIST
Have you ever been setting up an exhibition and then noticed that you did bring the hammer this time but then forgot about the screwdriver? And then everything took twice as long as planned. Well, then you may be the right canditate for the following list of things that are crucial items on an effective packing list.
Before reading on, you can refer again to the >>general tips for planning an exhibition HERE.
I recommend that you have a separate packing list for both setting up and dismanteling the exhibition AND that you manually check each item on the list once packed. This way you avoid unpleasant surprises. And do not even think about using the same packing list for every exhibition – each location is very different. An empty toolbox from the DIY store is the first item you need. Put all the little things in it, that you always need.
These 30 things you absolutely need on your packing list:
- address & directions: You don’t want to be late for your appointment or even the vernissage just because you didn’t find the way. Watch out: sometimes postal address & car park are far apart!
- adhesive points: As soon as somebody agrees to buy, you may want to stick a red adhesive point on the label.
- artworks: Have you really packed all your artworks? Have you got hanging or mounting devices for all of them? Just in case, you should bring, extra tooth hangers and a matching screwdriver, for example.
- business cards: You will need them in any case! And also bring a holder for them.
- camera & memory card & charged battery: You may just want to use your mobile phone instead. But in case you bring a camera you need to prepare it.
- carpet knife: It’s always handy to have one.
- cleaning agents: Sometimes you cannot help but wonder when the last cleaning was done… You can become very angry and start endless discussions, or you might as well just start cleaning yourself. Don’t take any risks and be prepared. Maybe you even need to clean up your own spilled coffee. 😉
- contract: If you have signed a contract, always take it with you just in case.
- flyers: You should definitely have them. And also bring a holder for them.
- folding ruler: It’s always handy to have one.
- garbage bags: Trust me, you will need them!
- hammer & extra nails: Bring extra nails in a variety of sizes & materials. You can consult a professional at the DIY store before. Probably, though, you have some experience already and don’t need consultation anymore.
- hanging plan: The better prepared you show up, the faster your work is done!
- labels: Do you have a label for every piece you exhibit? It can’t hurt to have them in duplicate – just in case. How will you attach the labels? You can use adhesie lables
- ladder: Sometimes a ladder is provided on-site. Don’t forget to ask! Otherwise you must bring your own ladder.
- mailing list: Very important for your advertising concept!
- needles: Bring a variety of needles & pins – it’s always handy to have them.
- invoices: You are going to sell your art – right? Then be prepared and bring blank invoices or maybe just a receipt block.
- packaging materials: Whether for yourself or for immediate buyers – you will always need some extra packaging material just in case.
- painkiller: Just in case!
- pens: It’s always handy to have them. You will need a fully functioning (!) ballpoint pen as well as both a thick & a thin black permanent marker.
- price list: Whether you want to publish your prices or not, you will need a price list in your pocket or purse.
- scissors: It’s not only handy, but absolutely essential to have them!
- screwdriver: It’s always handy to have one.
- snacks: How much time will you spend on-site and will you need a snack, a chewing gum, some dextrose? Drinking is very important too.
- spirit level: It’s always handy to have one. You can buy a traditional one, but there are many technically more advanced models today. I personally really like the ones that use a laser beam:
© Seona Sommer - strings & wire rope & hangers: In short, everything that you definitely need for hanging, PLUS sufficient extra hangers just in case, AND everything else that you have in stock. This is very important to regularly and extensively stock up on! You never know! All of the sudden, there’s a wall that is completely different than the others and you didn’t notice before.
- superglue: Well, you really never know….
- tape: It’s always handy to have – in fact, in all possible variations. Starting with regular Scotch tape up to tough packaging tape in a matching dispenser:
© Seona Sommer - telephone numbers: Who is your contact person in case of uregent questions? How can you reach the janitor in case they forgot about the promised ladder?
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