63 | Hast du an alles gedacht? Wie du eine Ausstellung planst (1)

ENGLISH TEXT BELOW: HAVE YOU THOUGHT OF EVERYTHING? HOW TO PLAN YOUR EXHIBITION (1)

Es gibt 100.000 Kleinigkeiten zu beachten, wenn du eine Einzelausstellung selbstorganisiert vorbereitest. Hier liste ich dir in aller Kürze einige wesentliche Dinge auf.

HEUTE von A-L  // >> Fortsetzung M-V folgt!

Ansprechpartner*in

Du solltest auf jeden Fall eine*n feste*n Ansprechpartner*in haben und eine Emailadresse sowie eine Telefonnummer auch für Notfälle. Wenn du den Vertrag lange im Voraus unterschreibst, kläre, ob sich die Zuständigkeiten zu Beginn der Ausstellung geändert haben werden oder dein*e Ansprechpartner*in womöglich im Urlaub ist und wer dann die Vertretung ist. Brauchst du eine zusätzliche Telefonnummer vom Hausmeister?

Ausstellungsort

Nimm dir einen Tag Zeit und fahre zu dem Ausstellungsort, um ihn dir in Ruhe anzusehen und die KOMPLETTE Ausstellungsfläche zu vermessen und zu fotografieren. Alternativ existiert vielleicht ein digitaler Plan, der dir zugesandt wird. Aber die persönliche Inspektion ist durch nichts zu ersetzen. Plötzlich hängt irgendwo ein Feuermelder oder ein Hinweisschild, das auf dem Plan nicht eingezeichnet ist, oder es steht ein Schrank dort, der nicht verrückt werden darf. Kläre auch unbedingt ab, WIE GENAU deine Bilder gehängt (oder deine Skulpturen gestellt) werden können. Gibt es Hängevorrichtungen? Musst du Nägel in die Wand hauen? DARFST du überhaupt Nägel in die Wand hauen? Wer haftet, wenn du die Wand unvorhergesehenerweise beschädigst? Gibt es Vorgaben, was die Anzahl & Größe der Kunstwerke betrifft?

Einladung

Ich persönlich empfehle, trotz zunehmender Digitalisierung zweigleisig zu fahren und sowohl digitale als auch ganz normale physische Einladungskarten zu entwerfen. Es ist immer schön, wenn man die Gelegenheit hat, Leuten persönlich etwas in die Hand zu drücken, oder wenn man etwas an bestimmten Orten auslegen kann. Die digitale Einladung – per Email oder in sozialen Netzwerken – sollte auch schick aussehen. Gib dir ein bisschen Mühe, damit die Leute auch kommen wollen.

Flyer

Zusätzlich zu der Einladung solltest du auch Flyer mit allgemeinen Informationen drucken lassen, die du bei der Ausstellung auslegst. Diese Flyer haben den Vorteil, dass sie nicht auf ein bestimmtes Datum hinweisen und über längere Zeit verwendet werden können. Außerdem kannst du hier ruhig auch längere Texte über dich und deine Kunst unterbringen.

Fotografieren

Am besten fotografierst du deine Ausstellung bereits, direkt nachdem du alles aufgebaut oder aufgehängt hast. Für die Vernissage solltest du jemand anders bitten, Fotos zu machen. Erstens solltest du selbst lieber mit den Gästen sprechen und zweitens solltest du natürlich auch auf den Fotos zu sehen sein. Kläre im Vorfeld ab, ob es beim Fotografieren bzw. vor allem der anschließenden Veröffentlichung der Fotos irgendwelche Einschränkungen gibt.

Hängeplan

Ich empfehle, unbedingt zu Hause in Ruhe einen Hängeplan auszuarbeiten. Du kannst davon am Tag der Hängung sicherlich auch noch mal abweichen, aber du sparst viel Zeit & Mühe, wenn du schon gut vorüberlegt hast.

Kennzeichnung der Exponate

Du solltest Etiketten für jedes einzelne Kunstwerk oder einen Stapel an ausgedruckten Übersichtslisten mit Nummerierung der Kunstwerke anfertigen. Dort kannst du entweder alle Informationen eintragen, die auch in deiner persönlichen Liste stehen (siehe Listen & Preise) oder vielleicht nur die Hälfte. Ich empfehle grundsätzlich, auf jedes einzelne Etikett deinen Namen und eine Kontaktmöglichkeit – mindestens aber eine Webseitenadresse – anzugeben. So können Besucher*innen bei Interesse an einem Kunstwerk einfach ein schnelles Handyfoto für später machen.

Listen & Preise

Einige Ausstellungsorte verlangen vorab eine detaillierte Liste über Anzahl, Titel, Größe, Technik und Preis der ausgestellten Kunstwerke. Aber auch wenn niemand das verlangt, solltest du unbedingt eine solche Liste anfertigen. Erstens wirst du so immer richtig auf entsprechende Anfragen antworten können, zweitens kann das für den Versicherungsfall wichtig sein. Und drittens ist es nicht verkehrt für die eigene Dokumentation, wenn man auch im Nachhinein noch weiß, was man wo genau ausgestellt hat und welche Preise man damals dafür veranschlagt hat. Ob du diese Liste öffentlich auslegst oder nicht, musst du im Einzelfall entscheiden.

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HAVE YOU THOUGHT OF EVERYTHING? HOW TO PLAN YOUR EXHIBITION (1)

There are a million things to be considered when planning your next solo exhibiton.

Here is a list of some essential things for self-organized artists:

TODAY C-L  // >> TO BE CONTINUED with M-V!

Catering

Do you wish to offer food & drinks at the vernissage? Who is going to provide and pay for it? Where can you place the snacks? Who can serve the beverages? You should not do this as you are supposed to spend your time talking to the visitors about your art. Don’t forget to bring garbage bags for later, though.

Contact Partner

Find out who is your personal contact partner. Ask her or him for an email address and an emergency phone number. When you sign the contract a long time in advance, ask them whether your contact partner might change in the future or, possibly, be on vacation during your exhibition. Do you need an extra telephone number of the janitor?

Contract & Insurance

If possible, you always should be offered a contract for your exhibition. It stipulates begin & end of the exhibition, responsibilities & liabilities. Read the contract carefully and decide whether you agree with all the conditions or not. You can also ask to make adjustments or changes.

Flyers

Flyers offer more options than ivitation cards. You can have general texts here about yourself and your art that do not only refer to a specific date. Flyers are great give-aways at the opening show.

Invitations

It is quite simple to create your own event in social networks and invite people. Whether you use this option and/or email invitations, make sure, it all looks nice enough and gives people some interesting information. But even in times of increasing digital traffic, I personally recommend that you also have some old-school invitation cards or flyers. It is always nice when you can hand them over to people personally. Plus, you can distribute the cards in certain locations (restaurants, shops, billboards etc.) nearby.

Labelling of Exhibits

Make separate a label for each piece of artwork or print a number of lists and number the exhibits. You can give your visitors all the information, which you also have in your personal list (see Lists & Prices) or maybe only half of it. I definitely recommend that you print your name and contact information – or at least your website – on every label. So visitors can simply take a quick picture for future reference.

Lists & Prices

Some locatios require a complete list of your exhibits including number, titles, size, techniques, and prices. But even if nobody asks you to give them a list, you should always have one for your personal use. Like this, first, you make sure you always give the correct answer when asked. Second, the information may be important in case of a claim or redemption. And last but not least, never underestimate a good documentation for yourself. It can be important to know what exactly was the price for a certain piece of art half a year ago. Whether or not you publish all the information, you can decide individually in each single exhibition.

Location

You should devote a day to go and see the locatation where you are going to exhibit. I recommend that you measure the ENTIRE place with your folding ruler and take pictures of every corner. Maybe you will be sent a digital plan as well. But personal inspection is always better if possible. Maybe there is a fire detector or some sort of sign that is not on the plan. Or there’s a cupboard or something that cannot be displaced. You must also find out HOW EXACTLY you can hang paintings (or place sculptures). Are there any suspension devices? Do you have to hammer down your own nails? Are you PERMITTED to hammer down your own nails? Who is legally responsible for any damages to the walls? Are there any guidelines for the number and sizes of the artworks?

>> TO BE CONTINUED IN 2 WEEKS

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